di Elena Marola*
Il 25 e 26 Settembre si è tenuto presso CUOA Business School il Lean Society Forum, l’evento di due giornate dedicato al Lean Management in Italia e arrivato quest’anno alla sua quarta edizione.
Negli ultimi mesi ho avuto la fortuna di far parte del Team che ha organizzato l’evento.
L’aggettivo che meglio descrive il Team è “trasversale”, perché non sono state coinvolte solo le persone che quotidianamente si occupano di Lean, ma anche tutte le altre aree di CUOA. Per ogni funzione, dall’amministrazione al marketing, dai sistemi IT alla segreteria didattica, dal commerciale fino alla logistica, è stata evidenziata una persona (o più) che supportasse il progetto nella sua area, contribuendo con le sue competenze personali e professionali all’organizzazione dell’evento.
Gestire un Team formato da una decina di teste non è un’ impresa facile: si corre il rischio di dimenticare qualche aspetto o di non sapere mai “chi fa cosa”.
Un modo per farlo però c’è e i Lean Thinkers sicuramente lo conoscono: si tratta del metodo visual.
Mi spiego meglio: appeso ai pannelli che delimitano le varie scrivanie nel salone centrale di CUOA, si trova un tabellone, ricoperto da tanti post-it colorati, che ha rappresentato per il Lean Enterprise Center il cuore dell’attività degli ultimi mesi.
Le riunioni del Team si tenevano solo davanti a questo enorme calendario diviso nelle varie settimane dell’anno: allineamenti ogni due settimane per i primi mesi dell’anno, diventati poi settimanali con l’avvicinarsi della data, fissati sempre alla stessa ora del giovedì.
Ogni decisione, ogni azione programmata o anche solo presa in considerazione, veniva riportata a penna su un post-it, incollato poi nella settimana in cui era prevista la sua conclusione; nell’angolino in basso si leggevano le iniziali della persona incaricata. Ad ogni riunione si spartivano i compiti, si scrivevano nuovi post-it e se ne sbarravano altri, già completati, mentre tutte le attività non ancora portate a termine si spostavano in avanti, accumulando R rosse di “ritardo” e contribuendo con il passare delle settimane allo sviluppo del progetto.
Gli aspetti positivi del metodo visual sono tanti: per prima cosa gli allineamenti spingono le persone a completare in tempo i propri compiti, così da presentare i risultati a tutto il Team nella settimana giusta. La collaborazione è un fattore chiave, poiché le decisioni si prendono assieme, valutando pro e contro, e ogni persona è a conoscenza di tutte le attività in corso; la discussione è produttiva e piena di stimoli, ogni proposta viene affrontata con mente aperta.
Ciò che traspare di più dalle riunioni di questo tipo però è il rispetto verso gli altri membri del gruppo e le loro idee, ma soprattutto il rispetto del loro tempo. La puntualità e la presenza agli allineamenti sono fondamentali, tanto che se, all’inizio, era il responsabile di progetto, Paolo, che contattava i membri ritardatari o che non avevano avvertito di non poter esserci, a poche settimane dal Forum erano invece loro che, arrivati in perfetto orario davanti al tabellone, si divertivano a entrare nell’ufficio di Paolo per fargli notare il suo ritardo alla riunione.
Un altro grande vantaggio del metodo visual è lo scarso utilizzo di email, a testimonianza del quale posso affermare che nessuna email di gruppo è stata mandata durante tutta la durata del progetto, ad eccezione dei ringraziamenti finali o delle email ad inizio del mese per fissare gli allineamenti. Avere la casella di posta un po’ più libera dai messaggi dei colleghi consente sicuramente di sfruttare al meglio il proprio tempo durante la giornata!
In conclusione, ammetto che fino a pochi mesi fa della Lean e del metodo visual io avevo solo sentito parlare, poiché all’Università si studiano ancora troppo superficialmente. Sono rimasta però entusiasmata da come un tool così semplice e all’apparenza elementare riesca a supportare lo sviluppo di progetti che sono invece molto articolati e ricchi di sfaccettature.
Naturalmente le tensioni e i momenti negativi ci sono in ogni ambiente, però credo che essere Lean significhi imparare non solo a gestire il tempo, ma anche a collaborare e crescere insieme agli altri, aprendo la mente a qualsiasi situazione.
*Project Assistant, CUOA Business School
