Imprenditorialità ImpresealCUOA, n. 44 del 11 giugno 2018 La community MBA Imprenditori CUOA

Braccialetti elettronici: tra privacy e controlli a distanza

ImpresealCUOA, 11 giugno 2018

di Simone Baghin*

[sommario]

Nei mesi scorsi la vicenda dei braccialetti di Amazon ha scatenato una bagarre, politica e non, sulla legittimità dell’utilizzo di tali strumenti nell’ottica di un controllo diretto sull’operato dei lavoratori, vietato per legge. Riportiamo la riflessione di Simone Baghin (Faculty Member MBA Imprenditori e Presidente di ANCL Vicenza dell’ANCL – Associazione Nazionale Consulenti del Lavoro) elaborata per il Centro Studi Nazionale ANCL.


Cosa sono veramente i braccialetti elettronici?

È possibile impiegarli senza violare libertà e privacy dei lavoratori? In caso affermativo, il loro uso deve essere preventivamente autorizzato con accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato ai sensi dell’art. 4, l. 20 maggio 1970, n. 300? Quali regole è necessario rispettare?

Innanzitutto è bene precisare che ad oggi il braccialetto è ancora ad uno stadio embrionale, in quanto si tratta, per ora, di un semplice brevetto studiato per il colosso dell’e-commerce Amazon. Pertanto non è stato ancora concretamente adoperato con i lavoratori.
La funzione di questi braccialetti, come riporta il post in un articolo dello scorso 2 febbraio 2018, sarebbe quella di «aiutare i dipendenti a trovare la giusta merce sugli enormi scaffali dei magazzini della società».
Si tratterebbe quindi, e qui il condizionale è d’obbligo, vista la mancata entrata in funzione, di uno strumento elettronico che, facendo dialogare tra loro dei sensori posti sugli scaffali dei prodotti, metterebbe i lavoratori nella condizione ottimale di sapere immediatamente ed esattamente se hanno preso il giusto prodotto dalla mensola e dallo scaffale. Il braccialetto servirebbe solo a misurare la posizione della mano rispetto alla posizione di uno scaffale e non a misurare la prestazione del lavoratore e a controllarne i movimenti durante l’orario di lavoro. Attualmente, senza il braccialetto, la verifica del magazzino viene fatta successivamente al prelievo della merce attraverso altri strumenti di controllo automatizzati. Se così fosse, a parere di scrive, non ci troveremmo di fronte a nulla di particolarmente diverso rispetto alle pistole per il picking utilizzate da anni nei nostri magazzini per la gestione della logistica.

  1. L’attuale regolamentazione dei controlli a distanza

I cosiddetti controlli a distanza sono disciplinati all’art. 4 della l. 20 maggio 1970, n. 300, così come modificato dall’art. 23, comma 1, d.lgs. 14 settembre 2015, n. 151 (vai al testo dell’articolo di legge a fondo pagina).

In estrema sintesi, la norma stabilisce che:
«Le telecamere e altri strumenti da cui derivi la possibilità di un controllo a distanza possono essere utilizzati solo per: esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro, tutela del patrimonio aziendale»
Sussistendo tali finalità, gli strumenti possono essere installati solo previo accordo con le organizzazioni sindacali, oppure, in alternativa, con l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.
La succitata procedura non opera laddove si tratti di dispositivi atti allo svolgimento della prestazione lavorativa, o aventi la funzione di registrare accessi e presenze dei lavoratori.
In ogni caso, le informazioni raccolte sono utilizzabili, a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, solo se:
1) data al lavoratore adeguata informazione in merito alla modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli;
2) è rispettata la normativa privacy.

L’obbligo dell’accordo sindacale, ovvero la preventiva autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro, non sono necessarie in due casi:
1) il primo, generico, qualora i citati strumenti siano utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa
2) il secondo, puntuale, laddove si tratti di strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Resta fermo, in entrambe le ipotesi, l’obbligo di fornire al lavoratore adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti e dei sistemi di controllo nel rispetto del d.lgs 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della Privacy). In altri termini, tutte le informazioni raccolte possono essere utilizzate per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro solo e se il lavoratore è stato adeguatamente informato sulle modalità d’uso dello strumento e sul come i controlli possono essere effettuati.

Quindi?

Il legislatore del 2015, da un lato ha confermato quale condicio sine qua non della legittimità dei controlli a distanza la previa sussistenza di un accordo sindacale o dell’autorizzazione preventiva dell’Ispettorato (al verificarsi di esigenze organizzative, di sicurezza del lavoro, o di tutela del patrimonio aziendale), dall’altro ha specificamente escluso da tale procedura codeterminativa tutti quegli strumenti di lavoro e di registrazione delle presenze (quali ad esempio i badge).

  1. Che cosa intende il legislatore con l’espressione strumenti per rendere la prestazione lavorativa?

Ebbene, mentre il primo comma dell’art. 4 l. 300/1970 non pone particolari problemi, anche considerando la giurisprudenza ormai consolidata radicatasi negli ultimi 50 anni, dà invece adito a dubbi la locuzione, a dir poco generica, impiegata nel secondo comma. Che cosa intende il legislatore per “strumenti per rendere la prestazione lavorativa”? Cosa è ricompreso e cosa, al contrario, va escluso da tale accezione?
È quindi opportuno interpretare il dettato normativo alla luce della prassi, ministeriale e non.
In particolare, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL), ente direttamente coinvolto nelle questioni inerenti i controlli, è intervenuto già nel 2016, con la circolare 2 del 7 novembre 2016, per fornire le prime indicazioni operative sull’utilizzo di impianti GPS. Proprio attraverso i chiarimenti dell’Istituto, è possibile evincere una prima interpretazione di “strumenti di lavoro”.
In particolare, secondo l’INL:

«L’art. 4, comma 2, della L. n. 300/1970 stabilisce che le procedure autorizzatorie indicate dalla disposizione non si applicano “agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. Ciò posto, è pertanto necessario individuare quando l’installazione di apparecchiature di localizzazione satellitare GPS sia strettamente funzionale a “…rendere la prestazione lavorativa…”, tenuto conto che l’interpretazione letterale del disposto normativo porta a considerare quali strumenti di lavoro quegli apparecchi, dispositivi, apparati e congegni che costituiscono il mezzo indispensabile al lavoratore per adempiere la prestazione lavorativa dedotta in contratto, e che per tale finalità siano stati posti in uso e messi a sua disposizione. In linea di massima, e in termini generali, si può ritenere che i sistemi di geolocalizzazione rappresentino un elemento “aggiunto” agli strumenti di lavoro, non utilizzati in via primaria ed essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa ma, per rispondere ad esigenze ulteriori di carattere assicurativo, organizzativo, produttivo o per garantire la sicurezza del lavoro»

Secondo l’Ispettorato quindi, gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa sono apparecchi, dispositivi, apparati e congegni:

  • che costituiscono il mezzo indispensabile al lavoratore per adempiere la prestazione lavorativa dedotta in contratto, e che proprio per il raggiungimento di tale finalità sono stati posti in uso e messi a sua disposizione;
  • non utilizzati, in via principale, per soddisfare altre esigenze di carattere assicurativo, organizzativo, produttivo, o per garantire la sicurezza del lavoro.

Tanto premesso, cosa può essere definito strumento di lavoro?

Lo è, ad esempio, il tablet assegnato ad un tecnico, a cui viene chiesto di mantenere acceso il GPS in modo da consentire al datore di lavoro, tramite una specifica app, di geolocalizzarlo, se lo scopo datoriale perseguito è quello di scegliere la risorsa più vicina da allocare presso l’abitazione dell’utente che richiede assistenza. In tale fattispecie, quindi, nessun accordo sindacale è necessario. Parimenti, però, la app che consente la geolocalizzazione non potrà effettuare un monitoraggio costante e continuo della posizione del tecnico e il datore di lavoro avrà il diritto di conservare i dati di geolocalizzazione solo per il tempo strettamente necessario ed esclusivamente per la finalità prescritta, con l’obbligo, poi, di cancellarli da ogni supporto.

Lo è, ad esempio, la pistola per il prelievo picking, di uso comune nel mondo della logistica, qualora sia utilizzata al solo scopo di agevolare il lavoratore nella ricerca e registrazione del collo, non invece per monitorare se, quanto e a che velocità il lavoratore stia lavorando.

  1. I braccialetti di Amazon sono strumenti di lavoro?

A mio parere, e per quanto per ora ci è dato sapere in merito alla loro finalità, tali braccialetti non dovrebbero essere così distanti dal GPS nel tablet o dalla pistola per il picking.

Tenendo a mente quanto affermato dall’INL nella circolare 2/2016, sembrerebbe che tali braccialetti abbiano lo scopo di agevolare l’adempimento della prestazione lavorativa, e non diverse precipue finalità di carattere assicurativo, organizzativo, produttivo, ovvero per garantire la sicurezza del lavoro.

Se tale è lo scopo del loro impiego, non si ravvisano ostacoli affinché gli stessi siano utilizzati senza ricorrere ad alcun accordo sindacale o preventiva autorizzazione dell’ITL, fermo restando comunque l’obbligo di fornire ai lavoratori specifiche informazioni sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, nel rispetto di quanto disposto dall’attuale Codice della Privacy, con le novità che entreranno in vigore, dopo il 25 maggio 2018, con il Regolamento UE 2016/679.

  1. L’informativa sulle modalità d’uso degli strumenti e sui controlli post 25 maggio 2018

A tale ultimo proposito, particolare attenzione dovrà essere prestata in merito alle modifiche che la normativa europea sta per imporre relativamente al contenuto dell’informativa al lavoratore.
Rimane inalterato rispetto alle disposizioni attuali del d.lgs 196/2006 l’obbligo di procedere all’informativa dell’interessato prima di effettuare la raccolta dei dati, ma maggiori e più precisi sono i requisiti che la stessa deve contenere.
Il titolare dovrà specificare la propria identità, le finalità del trattamento, i diritti degli interessati (compreso il diritto alla portabilità dei dati), se esiste un responsabile del trattamento e la sua identità, se i dati personali raccolti sono oggetto di comunicazione a soggetti terzi o diffusione.
A tali elementi, gli artt. 13 e 14 del Regolamento aggiungono i dati di contatto del Responsabile alla protezione dei dati personali (DPO), la base giuridica del trattamento, l’interesse legittimo perseguito dal Titolare del trattamento/datore di lavoro, se quest’ultimo costituisce la base giuridica del trattamento, nonché se i dati personali sono trasferiti in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti.
Il Titolare sarà poi tenuto ad indicare anche il periodo di conservazione dei dati personali o, in alternativa, i criteri utilizzati per individuare tale periodo.

*Faculty Member CUOA Business School

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Legge 20 maggio 1970, n. 300, così come modificato dall’art. 23, comma 1, d.lgs. 14 settembre 2015, n. 151.

Art. 4 (Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo)

  1. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti di cui al primo periodo possono essere installati previa autorizzazione delle sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro. I provvedimenti di cui al terzo periodo sono definitivi.
  2. La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.
  3. Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.